Bereid je voor op 2023
Nú voorbereiden betaalt zich terug in het nieuwe planjaar
De zomer zit er op. Dat betekent voor de meesten van ons weer ‘back to basic’. Maar het is ook hét moment om stil te staan bij de gerealiseerde planning van 2022 en vooruit te kijken naar het volgend planjaar. Dat kan er heel anders uit kan zien dan het voorgaande. Misschien heb je te maken met een groeiend werkaanbod, voorzie je veranderingen in je personeelsbestand of zijn er nieuwe organisatiedoelstellingen. Door nú te anticiperen zorg je in januari voor een vliegende start en zul je aan het eind van 2023 zien dat een goede voorbereiding loont.
Sta even stil bij deze onderwerpen
en vraag je af...
- Zijn de KPI's nog actueel?
- Staan alle afspraken over de roostermethodiek, overwerk, rechten en plichten wel in het roosterbeleid?
- Kunnen we met een basisrooster misschien winnen in snelheid en productiviteit?
- Archiveren we op de juiste wijze?
- En kunnen we met optimalisaties van proces of inrichting meer uit de planning halen?
Tijd voor een nieuwe aanpak
Misschien herken je het wel. Je bent druk met de planhectiek van alle dag, 2023 lijkt nog ver weg. Als het eenmaal zo ver is pak je de planning van het huidige jaar als uitgangspunt voor het volgende en ga je op dezelfde voet weer verder. Maar je organisatie en de wereld daar omheen staan niet stil. Geen enkel jaar is hetzelfde en het volgende jaar kan altijd beter dan het huidige. Analyseer wat is geweest én kijk vooruit. Optimaliseer waar het kan. En doe het nú, want nu ben je nog ruim op tijd.
Roosterbeleid
Afspraken over plannen moet je áltijd maken. Duidelijkheid en uniformiteit over de manier van werken en over de rechten en plichten van medewerkers en organisatie dragen bij aan de doelstellingen van je organisatie. Een goed roosterbeleid is meer dan een verzameling definities en afspraken. Het is de vertaling van je visie en het beleid, bijvoorbeeld op het gebied van gezond roosteren en de werkprivébalans. Het zorgt ervoor dat het planproces op rolletjes loopt en voor duidelijkheid als het even niet verloopt zoals afgesproken.
- Op welk moment geeft de planner het rooster vrij?
- Wat is een (betaalde) pauze?
- Hoe gaan we om met vergoedingen voor overwerk, bereikbaarheidsdiensten of rusttijden?
- Wat verstaan we onder overwerk?
- Hoe gaan we om met wensen & ruilen van diensten?
Basisrooster
Het nut en de noodzaak van een basisrooster
Een basisrooster is de eerste opzet voor het week-, maand- of perioderooster met de vaste patronen. Van daaruit plant de planner verder. Met een basisrooster vereenvoudig je de dagelijkse planwerkzaamheden en zorg je voor rust bij planners en medewerkers. En dat zie je terug in de
medewerkerstevredenheid. Meestal kost kwaliteit geld. Maar in het geval van een basisrooster werkt het precies andersom. Het doordachte rooster leidt tot minder loonkosten door overuren en onverwachte inhuur.
- Een betere balans tussen werk en privé
- Medewerkers die weten waar ze aan toe zijn
- Met minder inspanning een kwalitatief goed rooster
- Ruimte voor verlof en verzuim
- Minder extra loonkosten door inhuur
Archiveren
Je wilt je gegevens graag veilig opgeslagen hebben óf je moet je documenten verplicht een bepaalde tijd bewaren. Het zijn andere uitgangspunt maar archiveren biedt je in beide gevallen dezelfde grote voordelen. Door de data uit je actieve systeem te halen gaat je performance met sprongen vooruit gaat. Daarnaast kun je je de waardevolle data makkelijker terugvinden en kun je je archief handig gebruiken om je toekomstige planning te optimaliseren.
- Een 'schoon' systeem leidt tot een hogere perfomance
- Goed gearchiveerde data zet je makkelijker in voor analyses, forecasting en planningoptimalisaties
Hulp bij de voorbereiding
Kan je wel wat hulp gebruiken bij de analyse en vertaling naar de nieuwe planning? Neem dan contact met ons op. Wij weten precies hoe je dit het beste aan kunt pakken en denken graag met je mee over de voorbereiding voor jouw nieuwe planjaar.
Hulp nodig? Neem contact met ons op