Tijd voor een nieuwe aanpak

Misschien herken je het wel. Je bent druk met de planhectiek van alle dag, 2022 lijkt nog ver weg. Als het eenmaal zo ver is pak je de planning van het huidige jaar als uitgangspunt voor het volgende en ga je op dezelfde voet weer verder. Maar je organisatie en de wereld daar omheen staan niet stil. Geen enkel jaar is hetzelfde. Analyseer daarom wat is geweest én kijk vooruit. Alleen dan kun je een goed passende planning voor het nieuwe jaar afgeven. Met alle voordelen die daarbij horen. Wij helpen je daarmee graag op weg.

Kritisch kijken naar het verleden

Van het verleden kun je leren. Je gerealiseerde planning bevat een schat aan informatie. Door vragen hierover te stellen krijg je leerpunten boven water die je mee kunt nemen in de planning van het nieuwe jaar.

Welke mutaties waren nodig ten opzichte van de oorspronkelijke planning?
Wat is beter gegaan ten opzichte van het jaar daarvoor?
Waar en waardoor ontstonden de knelpunten?
Welke issues kostten veel tijd of moeite om op te lossen?
Wat zijn de ervaringen van de medewerkers?

Ontwikkelingen in de toekomst

En dan zijn er natuurlijk ontwikkelingen in het nieuwe jaar. Verwacht je meer werk? Of krijgt je organisatie juist met krimp te maken? Het werkaanbod heeft direct gevolgen voor de formatie en benodigde kwalificaties. Als je je hier niet op voorbereid, krijg je te maken met een tekort of overschot aan beschikbare uren. Dan kan het voorkomen dat je de gevraagde inzet niet kunt leveren. Dat je medewerkers overuren moet laten draaien of duur moet inhuren. Of je houdt juist kostbare uren over. Naast het werkaanbod spelen ook andere factoren een rol. Het ziektepercentage waarmee je rekent bijvoorbeeld. Of de extra doelstellingen die je organisatie heeft gesteld zoals het wegwerken van verlofstuwmeren of het verminderen van het aantal overwerkuren. Al deze aspecten zijn van invloed op de nieuwe planning.

Stappen voor een goede voorbereiding

Een goede voorbereiding is belangrijk en lijkt zo logisch. Toch zien we vaak dat het niet gebeurt. Wanneer je de volgende stappen doorloopt, verschijn je in ieder geval goed toegerust aan de start.

Vertaal de doelstellingen van je organisatie naar het planproces
Evalueer het afgelopen planjaar
Breng het verwachte werkaanbod en de personele beschikbaarheid in kaart
Breng evenwicht in de capaciteitsbehoefte en formatieve sterkte
Stel de behoefte aan flexibiliteit vast
Valideer je basisroosters

De voordelen van een goede voorbereiding

Heb je je huiswerk goed gedaan? Dan ondervind je daar in het nieuwe planjaar de voordelen van. Op basis van de planning stel je je basisrooster op. Een goed basisrooster zorgt voor rust en duidelijkheid. Het geeft minder mutaties en daarmee meer gemotiveerde medewerkers en tevreden klanten. En dat is plezierig werken. Wanneer je tijdig het verwachte werkaanbod en het personele aanbod in kaart brengt, analyseert waar de pieken en dalen optreden en met welke aspecten je verder rekening moet houden, kun je een kwalitatief goed basisrooster opzetten waar je het hele jaar plezier van hebt.

Hulp bij de voorbereiding

Kan je wel wat hulp gebruiken bij de analyse en vertaling naar de nieuwe planning? Neem dan contact met ons op. Wij weten precies hoe je dit het beste aan kunt pakken en denken graag met je mee over de voorbereiding voor jouw nieuwe planjaar. Door te evalueren en toekomstige ontwikkelingen op elkaar af te stemmen helpen we je het verwachte effect voor alle planperiodes te berekenen. We kunnen adviseren over de opzet van je basisrooster en de alternatieven voor de invulling op een rij zetten. Zodat je ruim voor de start klaar bent voor 2022 en niet voor verrassingen komt te staan.

Hulp nodig? Neem contact met ons op

Deze pagina bestaat niet