Social top menu

Plannen is ook een vak

19 oktober 2015, Artikelen

De planning van medewerkers is voor veel bedrijven een complex vraagstuk. Zeker als er gewerkt wordt met wisse­ lende diensten. De planner wil de medewerkers tevreden stellen, maar ook de bedrijfsdoelstellingen in het oog hou­ den. Onmogelijke opgave? Zeker niet. Met de volgende tips haalt u het meeste uit de personeelsplanning.

Een goede planning begint niet met een leeg rooster en met medewerkers die willekeurig worden ingedeeld. Plannen is mensenwerk en het is een vak.Wie personeel moet inplannen, beweegt zich tussen twee werelden: die van de werknemers en die van de bedrijfsdoelstellingen. De kunst is om deze twee werelden zo dicht mogelijk bij elkaar te brengen en dat begint met een goede relatie met de werknemers. Als zij zich gehoord en gewaardeerd voe­ len, zijn ze eerder bereid zich flexibel op te stellen en mee te denken.

Inzicht

Een goede relatie zorgt er ook voor dat u beter inzicht heeft in de dagelijkse werkzaa mheden. Werknemers zul­ len namelijk eerder ervaringen delen met iemand waar ze een goede band mee hebben. Dit inzicht is essentieel om een realistische planning te kunnen maken en efficiënt in te spelen op veranderingen. Denk bijvoorbeeld aan een taak die in de praktijk meer tijd kost dan vooraf was inge­ schat. Dit lijkt een voor de hand liggend inzicht, maar als u nooit het eigen kantoor uitkomt of contact met me­dewerkers heeft, blijven dit soort inzichten onbekend. Een planning is een werkdocument en is dus continu in beweging. Collega's kunnen uitvallen door ziekte of het kan onverwacht veel drukker zijn waardoor er vraag is naar extra handjes .

Ruilen

Geef medewerkers de mogelijkheid om hun beschikbaar­ heid door te geven. U krijgt hiermee een goed overzicht en u kunt zo snel schakelen bij onder- of overcapaciteit. Zorg er daarnaast voor dat de actuele planning,zowel op individu­ eel als op groepsniveau, altijd inzichtelijk is. Dan kunnen werknemers zelf de regie nemen over bijvoorbeeld het ruilen van diensten. Het risico van een document waar meerdere personen tegelijk in kunnen werken, is dat er verschillende versies gaan circuleren - met alle gevolgen van dien. Om dit soort fouten te voorkomen, werken bedrijven wel met een planningstool. Die biedt vaak een online functionaliteit. U hoeft dan geen versies op te slaan, maar alle betrokkenen werken in de meest actuele versie in de cloud en wijzigingen worden direct verwerkt . Medewerkers kunnen bijvoorbeeld inloggen via een webportal en hier alle gegevens raadplegen, vrije dagen aanvragen of zich ziek melden. Zelfs de toegang via smartphone of tablet is steeds vaker vanzelfsprekend.

Koppelingen

Is de beslissing voor planningssoftware eenmaal genomen, ga dan niet over een nacht ijs. Formuleer duidelijk eisen en gebruik deze als uitgangspunt bij de keuze voor planningssoftware. Een goede tool zorgt er niet alleen voor dat het plannen efficiënter gebeurt, maar legt ook koppelingen met andere systemen en gegevens.

Denk daarbij aan verlofaanvragen, tijdregistratie en verloning. Ook is het mogelijk om kwalificaties in te bouwen, zodat medewerkers alleen ingeroosterd kunnen worden voor de werkzaamheden waar­ voor ze daadwerkelijk gekwalificeerd zijn. Overtredingen van de regels van de arbeidstijdenwet, de cao en de eigen organisatie zijn bovendien niet meer aan de orde. Deze regels kunnen automatisch worden ingebouwd.

Rapportages

Roosterinzichten kunnen in verband worden gebracht met bredere managementvraagstukken. Worden de productiedoelstellingen niet gehaald? Misschien staan dan niet de juiste mensen op de juiste plaats. Staan de marges onder druk? Wellicht is het nodig dat er geschoven wordt met functieniveaus en bezettingen. Door deze monitoring kunt u op tijd bijsturen. Uiteraard kost evaluatie veel tijd, accuratesse en controle. Sommige planningstools bieden de mogelijkheid om op ieder gewenst moment rapportages uit te draaien of op een dynamisch dashboard te bekijken.

Oude planningen schat aan informatie

Zorg dat het rooster en de roosterprocedure na de werkperiode niet in de prullenbak belanden. Oude planningen bieden een rijke bron aan inzichten die de toekomstige processen kunnen verbeteren. Zo valt bijvoorbeeld na een halfjaar op dat er in de tweede week van de maand structureel wordt overgewerkt. Voor de planner reden om de roosters te herzien en eventueel meer personeel in te plannen.

plannen is een vak
Auteur: