Social top menu

Zelfroosteren maakt Het nieuwe werken geschikt voor meer sectoren

2 januari 2014 Artikelen

“Zelfroosteren is één van de mogelijkheden om HNW mogelijk te maken in niet voor de hand liggende sectoren zoals de zorg en productiebedrijven. Maar zelfroosteren is zeker niet de oplossing voor alles. Mensen moeten het zelf willen en het moet passen binnen de organisatie. Aan de andere kant kan zelfroosteren bij veel meer organisaties dan we denken, als je maar op een andere manier naar het werk kijkt. Er zijn vele gradaties van zelfroosteren mogelijk.”

In het kort

Het nieuwe werken, oftewel tijd- en plaatsongebonden werken, wordt vaak gezien als iets voor de hoogopgeleide kenniswerker op kantoor. Maar ook bijvoorbeeld verpleegkundigen en treinmachinisten hebben baat bij Het nieuwe Werken. Zij kunnen dan wel niet hun eigen werkplek bepalen maar hebben door het invoeren van zelfroosteren wel invloed op hun eigen werktijden. Dat zorgt voor een betere balans tussen werk en privé. Het Kenniscentrum vertelt hoe, waar en wanneer zelfroosteren werkt.

Organisatie

„We willen werknemers verleiden tot slim werken en slim reizen en wensen van mensen op dit gebied omzetten in cao-afspraken.‟ Kenniscentrum Werk & Vervoer (afgekort KW&V) biedt ondersteuning aan vakbondsbestuurders, kadergroepen en/of ondernemingsraden op het gebied van woon/werk- en zakelijk verkeer. Het Kenniscentrum ondersteunt en financiert daaraan gerelateerde projecten, waarbij uitgegaan wordt van het werknemersbelang. Ze biedt kennis en praktische ondersteuning bij alle vraagstukken die direct of indirect te maken hebben met slim werken en reizen. Kenniscentrum Werk & Vervoer is een initiatief van FNV, CNV en MHP en wordt mede mogelijk gemaakt door het Platform Slim Werken Slim Reizen en het ministerie van Infrastructuur en Milieu.

Locatie

Kenniscentrum Werk & Vervoer werkt landelijk.

Vraagstuk

„We vinden het belangrijk dat mensen zelf invloed kunnen uitoefenen op de plek waar en de tijden waarop ze werken, Het Nieuwe Werken dus. HNW wordt nu vooral gezien als iets voor hoogopgeleide kenniswerkers met een laptop en kantoor. Maar ook werknemers met plaatsgebonden werk in andere sectoren zoals bijvoorbeeld de zorg moeten Het Nieuwe Werken kunnen toepassen.‟

Maatregel

Zelfroosteren is één van de mogelijkheden om HNW mogelijk te maken in niet voor de hand liggende sectoren zoals de zorg en productiebedrijven. „Maar zelfroosteren is zeker niet de oplossing voor alles. Mensen moeten het zelf willen en het moet passen binnen de organisatie. Aan de andere kant kan zelfroosteren bij veel meer organisaties dan we denken, als je maar op een andere manier naar het werk kijkt. Er zijn vele gradaties van invloed op werktijden en roosters mogelijk.‟

Typen zelfroosteren

Het NCSI (Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie) onderscheidt 6 typen zelfroosteren, van beginners tot gevorderden:

  • Diensten ruilen: bestaat al sinds jaar en dag en is goed toe te passen bij standaardroosters.
  • Repeterend roosteren: Individuele of groepsgewijze roosters voor onbepaalde tijd, volgens een vaste tijdcyclus.
  • Voorkeursrooster: de planner houdt zoveel mogelijk rekening met individuele wensen.
  • Intekenrooster/ shiftpicking: de werkgever maakt een dienstrooster. Werknemers die aan de gestelde kwalitatieve eisen van een dienst voldoen, kunnen op deze diensten inschrijven.
  • Matching: Per dag/ tijdseenheid zijn de bezettingseisen bekend. De medewerkers voeren hun wensen in qua werktijden (dus geen diensten) en het systeem/ de planner matcht deze wensen met de bezettingseisen.
  • Volledig zelfroosteren: Team, afdeling of medewerker bepaalt alles zelf op basis van de door de werkgever aangegeven minimale en maximale bezettingseisen.

De beste vorm van zelfroosteren is niet perse de laatstgenoemde maar de vorm die het beste past bij de organisatie.

Voorwaarden voor effectief zelfroosteren

Een management dat medewerkers verantwoordelijkheid geeft, erop vertrouwt dat hun team het roosteren zelf doet en zelf problemen oplost. „Twee callcenters voerden gelijktijdig zelfroosteren in. Bij het ene callcenter was alles heel strak geregeld, de medewerkers vonden het niks. Bij het andere callcenter konden de medewerkers onderling zelf diensten ruilen en waren ze heel tevreden over zelfroosteren. Stel dus niet teveel regels vast.‟

Goede arbeidsverhoudingen

„Collegialiteit is heel belangrijk. Als je elkaar kent, heb je ook meer voor elkaar over en ben je flexibeler qua werktijden en overnemen van diensten.‟

Diversiteit binnen het team qua leeftijd, sekse en levensfase. Dus niet allemaal moeders met kinderen die alleen onder schooltijd werken. Het team moet niet te klein zijn (te kwetsbaar bij bijvoorbeeld ziekte) maar ook niet te groot (je moet elkaar kennen).

Redelijk voorspelbaar werk dat voor langere tijd vooruit te plannen is.
Afschaffen van weekend- en avondtoeslagen moet niet het doel zijn van invoering zelfroosteren. Dat motiveert je medewerkers niet.

Geen team met veel relatief kleine deeltijdbanen. Vaak hebben medewerkers met kleine deeltijdbanen werk en privé al op elkaar afgestemd. Deze medewerkers zitten niet op (onvoorspelbare ) wijzigingen in werktijd te wachten.

Een pilot is prima, maar wees bereid deze minstens 6 maanden vol te houden. Stel vooraf de criteria vast voor een al of niet geslaagde pilot. Experimenteer niet alleen op de meest voor de hand liggende afdeling maar ook op een minder logische afdeling. Durf te besluiten naar de oude situatie terug te gaan als de resultaten onvoldoende zijn.

Wees open over het doel van zelfroosteren en betrek medewerkers er vanaf het begin bij. Zo creëer je draagvlak en zorg je dat mensen meedenken.

Zorg dat de randvoorwaarden kloppen zoals eventuele software en heldere procedures.

Dilemma tussen loslaten en kaders scheppen

„Een dilemma bij zelfroosteren is hoeveel vrijheid je mensen geeft. Neem het voorbeeld van die jonge politieagent. Hij roostert zichzelf zoveel mogelijk in op uren met toeslag. Daardoor hoeft hij minder uren te werken voor een acceptabel inkomen en heeft hij meer vrije tijd. Maar: je hebt ook te maken met de arbeidstijdenwet en met gezondheid. Het is niet gezond om langdurig meer dan 4 nachtdiensten achter elkaar te draaien. Op de lange termijn stijgt dan het ziekteverzuim. Aan de ene kant moet je dus bij zelfroosteren kaders loslaten maar andere kant ook weer kaders scheppen in verband met bijvoorbeeld gezondheid.‟ Natuurlijk moeten roosters voldoen aan de eisen van de Arbeidstijdenwet. Let ook op de arboregelgeving, de Wet Arbeid en Zorg en Wet Aanpassing Arbeidsduur).

Pilot: zelfroosteren in bibliotheken

„Bij vijf bibliotheken verspreid door het hele land vindt in 2011/2012 een pilot zelfroosteren plaats. De uitvoering verschilt: de één roostert met software, de ander op papier, er zijn kleine en grote bibliotheken die meedoen, alleen een afdeling of hele filialen. De resultaten tot nu toe zijn niet onverdeeld positief. Een paar bibliotheken zijn vanwege de ingrijpende bezuinigingen in deze sector tijdelijk gestopt. De weerstand tegen verandering bleek soms al na anderhalve maand waarbij de neiging bestond op te geven omdat „het toch niet werkt‟. Ondernemingsraden zijn terughoudend in verband met het onbekende. Tevens speelden discussies over wijzigingen van openingstijden en maakt inzetbaarheid over verschillende vestigingen het vinden van oplossingen complex. Duidelijk is dat medewerkers met grotere of fulltime contracten meer belang bij zelfroosteren hebben en zich daarom ook meer verantwoordelijk voelen voor het oplossen van problemen bij het zelfroosteren.‟

Andere voorbeelden

„In de verpleging kan zelfroosteren heel goed. Bekend is welke vaardigheden, specialisaties en kennis aanwezig moeten zijn en er is sprake van terugkerende activiteiten.
Laat medewerkers zelf oplossingen bedenken bij organisaties waar ruimere openingstijden gewenst zijn. Denk bijvoorbeeld aan baliemedewerkers bij gemeentes of garages.

Zelfroosteren gebeurt bij distributiecentra en supermarkten. Er is wel een spanningsveld tussen de wensen van werkgevers en werknemers. Werkgevers willen maximale flexibiliteit van hun medewerkers maar er zitten grenzen aan die flexibiliteit.

In de thuiszorg en hulpverlening kun je medewerkers zelf de route laten bepalen. Met een laptop kunnen zij de administratie bij de cliënt thuis bijwerken.‟ PrivaZorg West Groningen boekt zeer goede resultaten met zelfroosteren.

NedTrain (onderdeel NS) is ook een goed voorbeeld van betere afstemming tussen vraag en aanbod van werk. De manager begon een experiment met zelfroosteren omdat hij steeds meer treinen had maar geen personeel, of andersom. Inmiddels kijkt men nauwkeurig naar het werkaanbod en nodigt werknemers uit daarop in te tekenen. Via een bepaald algoritme wordt een match gemaakt. Zo‟n 80% van de wensen kan worden gehonoreerd (voorbeeld van NCSI).

Bij Holland Casino is de afgelopen jaren zelfroosteren succesvol ingevoerd. Daar bleek de sleutel te zitten in het individueel in plaats van collectief vragen aan medewerkers of ze ‟s avonds, „s nachts of in het weekend willen werken. Dan blijken er best mensen te zijn die dat willen. Bij Holland Casino zat de vakbond samen met de OR in de projectgroep. Soms moet de CAO worden aangepast op de veranderende werktijden.

Baten

Voor de organisatie

Meer tevredenheid bij medewerkers
Meer flexibiliteit
Minder ziekteverzuim
Hogere productiviteit door beter georganiseerde werkprocessen
Minder overwerk
Aantrekkelijker werkgever
Kostenbesparing
Voor de werknemers

Betere balans tussen werk en privé
Meer invloed, meer zeggenschap
Meer verantwoordelijkheid en daarmee betrokkenheid
Kosten
- Voor de organisatie

Zelfroosteren invoeren is ingewikkeld en kost tijd en kan extra kosten met zich meebrengen voor bijvoorbeeld de software.

- Voor de werknemers

Geen, als het zelfroosteren tenminste geen manier is om toeslagen af te kunnen schaffen.

Tijd

Invoeren van zelfroosteren kost tijd. Reken gerust op 6 tot 9 maanden zodat zowel management als medewerker kan wennen aan de nieuwe situatie. Neem pas daarna een besluit over wel of niet doorgaan.

Promotie

Communiceer helder, veel en vanaf het allereerste begin

Tips

Zelfroosteren is niet voor elke organisatie de oplossing. Bedenk goed of het bij je organisatie past. Aan de andere kant kan zelfroosteren vaker dan je denkt en gaat het vooral om een andere kijk op werken en om mensen meer invloed te geven op het moment waarop ze werken. Hierover nadenken is altijd goed!
Zelfroosteren is geen „vrijheid, blijheid‟ maar een gedeelde verantwoordelijkheid.

BRON: Kenniscentrum Werk & Vervoer

Auteur: