Social top menu

Drie tips om de communicatie in een digitale wereld persoonlijk te houden

22 juni 2016 Blogs

De huidige systemen waarin werknemers aanvragen doen, zich ziek melden en gegevens wijzigen, geven de werknemer steeds meer vrijheid en de mogelijkheid om zelf controle te houden. Heel handig, maar hoe houd je de communicatie tussen werkgever en werknemer persoonlijk? In dit artikel geef ik drie tips waarmee u de communicatie in een digitale wereld persoonlijk kunt houden.

#1 Houd ruimte voor persoonlijk contact

De afgelopen jaren is er veel veranderd in de communicatie tussen werkgevers en werknemers. Waar vroeger al snel persoonlijk contact nodig was om zaken af te stemmen, is er nu voor vrijwel alles een systeem. Het klokken van uren, het aanvragen van vrije dagen of het maken van roosters. Alles is digitaal geregeld en afgestemd. Hierdoor bespaart men tijd en is er meer ruimte voor het afhandelen van andere belangrijke zaken. Echter is het wel belangrijk dat dit niet ten koste gaat van het contact met je werknemers.

Door automatisering zijn we al snel geneigd alles via de computer te regelen, maar persoonlijk contact blijft een belangrijke basis voor een goede werksfeer. Vanwege de digitalisering op de werkvloer is het lastig om iedereen overal bij te betrekken, maar het is natuurlijk wel van belang dat dit nog steeds gebeurd. Door het juiste gebruik van systemen, met aandacht voor het persoonlijke stuk, kom je al een heel eind.

#2 Betrek werknemers bij automatisering

Wanneer je verschillende systemen inzet om processen te automatiseren, is het belangrijk dat je als werkgever niet vergeet de mensen op de werkvloer onderdeel te houden van wat er speelt en wordt besloten. Is er bijvoorbeeld sprake van het maken van een planning via een digitaal platform? Dan is het goed om nog steeds ruimte te laten voor de wensen en invulling van de medewerkers. Zorg dat werknemers op ieder gewenst moment inzicht krijgen in de de planning, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht en op welk moment. Laat medewerkers zelf ook participeren door als werkgever aan te geven welke taken en activiteiten er gedaan dienen te worden. Vervolgens kunnen medewerkers zelf hun beschikbaarheid en voorkeuren indienen. Door participerend plannen in te zetten, verbeteren de arbeidsverhoudingen en wordt de medewerkerstevredenheid verhoogd.

communicatie in digitale wereld

Daarnaast kun je bij het gebruik van een systeem voor het aanvragen van vakanties en vrije dagen de medewerker betrekken door het zelf onderling plannen van vakanties. Laat binnen het systeem zien op welke dagen er nog de mogelijkheid is om vrij te vragen en zorg dat er afspraken worden gemaakt over het eerst onderling afstemmen binnen het team, alvorens er een vrije dag wordt aangevraagd. Op deze manier houdt je het systeem toch persoonlijk en moeten medewerkers wel met elkaar communiceren om tot overeenstemming te komen.

Een andere optie om medewerkers meer te betrekken bij de geautomatiseerde processen, is een systeem in te richten voor nieuws- en informatie-updates. Door het delen van belangrijke updates en praktische informatie wordt iedereen op de werkvloer op de hoogte gehouden van wat er speelt, zodat iedereen betrokken blijft. Door als werkgever met regelmaat iets te laten horen en daarnaast de ruimte te bieden voor reactie, verbetert de communicatie tussen het management en de werkvloer en worden lijntjes korter gemaakt.

#3 Investeer tijd en aandacht in het gebruik van uw systemen

Steeds meer organisaties maken intussen gebruik van verschillende systemen waarin medewerkers kunnen of zelfs moeten werken. Let er echter wel op dat iedereen voldoende op de hoogte is van hoe de nieuwe systemen gebruikt dienen te worden. In veel organisaties werken veel verschillende generaties samen, die niet allemaal even ver zijn op het gebied van digitalisering. Zorg wanneer nodig voor trainingen, communiceer tijdig over de veranderingen die er komen en geef onzekere medewerkers een buddy waaraan zij vragen kunnen stellen. Zo voorkom je onnodige tijdverspilling met systemen die juist moeten zorgen voor tijdbesparing.

Automatisering staat naast persoonlijk contact

Automatisering is een prettige ontwikkeling, mits het niet geheel ten koste gaat van de communicatie en het contact tussen werknemers en werkgevers. Onderlinge communicatie is een belangrijke basis voor een goede werksfeer. Het verbetert het moreel van de werknemers, ondersteunt hen beter onderbouwde keuzes te maken en kan toekomstige problemen voorkomen. Pluk dus de vruchten van geautomatiseerde systemen, maar verlies daarbij het belang van persoonlijk contact niet uit het oog.

Auteur:

bio
12 oktober 2017 staat de Paralax Klantendag gepland. Een dag in het teken van inspiratie en magie!Meld je nu aan
+

Overstappen van Excel?

9 argumenten om Excel in te ruilen voor een échte personeelsplanning tool

  • Automatische toetsing van werktijden.
  • Management rapportages.
  • Direct online communicatie met de medewerkers.
Download de GRATIS Whitepaper
x

Met uw aanvraag gaat u akkoord met de privacy statement