De stap van Excel naar planningsoftware
Je herkent het misschien wel. Je gebruikt Excel voor je planning en het voldoet - tot op zekere hoogte - prima als planning tool. Maar dan loop je vast. Je organisatie groeit, de planning wordt complexer en krijgt meer variabelen. Of de medewerker die ‘alles over de planning weet’ verlaat je bedrijf. Het overzicht ontbreekt in Excel. De relatie tussen je roosters en individuele werknemers is lastig te leggen. En als je iets verandert, veranderen de daaraan gerelateerde eenheden niet mee. Dat moet je handmatig doen, met alle kans op fouten vandien. Ook de communicatie met je medewerkers over het rooster is omslachtig wanneer je Excel gebruikt. In een échte planning tool zijn deze zaken standaard en goed geregeld. Medewerkers kunnen participeren in de planning, planners beschikken over handige tools die hen werk uit handen neemt en het biedt je volop mogelijkheden om te koppelen met andere systemen voor gestroomlijnde processen. Een professionele planning tool heeft zoveel voordelen ten opzichte van Excel dat je vroeg of laat de stap tóch moet wagen. De tien belangrijkste zetten we hier voor je op een rij.
Vrijblijvend in gesprek over de stap van Excel naar professioneel plannen?
Plan een adviesgesprek Plan een demo
1 Communiceren over het rooster
Een rooster is niet in beton gegoten. Er zijn altijd veranderingen in de werkzaamheden en bezetting. Met de nodige consequenties voor het rooster. Daarover wil je met je medewerkers kunnen communiceren. Niet zo eenvoudig als je met een Excel-spreadsheet werkt. Want wie ziet die laatste verandering nog als je steeds dezelfde sheet toestuurt? Natuurlijk wil je dat je medewerkers op tijd de juiste informatie ontvangen over roosterwijzingen, geruilde diensten en goed- en afgekeurde vakantiedagen. Met professionele planning software kun je snel en eenduidig via mail, SMS en pushberichten over het rooster communiceren.
2 Controles en inzicht
Een professionele tool geeft je inzicht, die je bij het optimaliseren van je planning goed kunt gebruiken. Bijvoorbeeld in het aantal gewerkte uren. Daarmee voorkom je dat je medewerkers voor te veel uren inroostert. De ATW-controles en regelgeving vanuit de CAO zorgen ervoor dat je geen overtredingen bij het roosteren begaat. Je ziet beter waar knelpunten optreden, zodat je kunt anticiperen en voorkomt kostbare lastminute aanpassingen en onrust bij je medewerkers.
3 Samen de planning tot stand brengen
Een goede planning tool biedt je de mogelijkheid om eenvoudig met meerdere planners te werken. Beurtelings én tegelijkertijd. Zodat je samen aan de planning kunt werken. In tegenstelling tot Excel houdt een planning tool ook uitstekend de geschiedenis bij zodat je altijd kan achterhalen wie wat heeft gedaan. Ook je medewerkers kun je bij hun rooster betrekken door ze hun beschikbaarheid of onbeschikbaarheid op te laten geven, door diensten op een prikbord aan te bieden en op een eenvoudige manier verlof aan te vragen. Samen werken aan het beste rooster dus.
4 Grote hoeveelheden gegevens verwerken
Een Excel spreadsheet kent z’n beperkingen als het gaat om de hoeveelheid gegevens die je ermee kunt verwerken. Naarmate het bestand zwaarder wordt, kost het meer moeite om het te openen. Je loopt al snel tegen de grenzen aan. Planning tools zijn erop gebouwd om veel gegevens te verwerken. Het levert je tevreden planners op, want met goed gereedschap is het fijn werken.
5 Goede rapporten voor stuurinformatie
Wil je écht voordeel van je planning hebben, dan moet je de informatie uit je planning kunnen inzetten. Om te sturen en te optimaliseren. Rapporten van gewerkte en overuren, van tijdregistraties met afwijkingen of uitvalredenen zijn vanuit Excel lastig te realiseren. Planning tools zijn voor die taken ontworpen. De rapporten kun je op maat inrichten.
6 De juiste man of vrouw op de juiste plaats
Natuurlijk is het ook mogelijk om in Excel specifieke kwalificaties mee te nemen wanneer je medewerkers inroostert. Toch is dit lastiger te realiseren dan wanneer je met een planning tool werkt. In je gegevensbestand kun je de kwalificaties van je medewerkers opnemen, zodat je altijd de juiste man of vrouw op de juiste plaats kunt inroosteren. Een must als je je medewerkers niet allemaal persoonlijk kent.
7 Medewerkersparticipatie
Betrokken medewerkers zijn de beste medewerkers. Ze zijn gemotiveerd en goede ambassadeurs voor je organisatie. Inzage in en invloed op het eigen rooster helpen daarbij. Met een professionele planning tool biedt je je medewerkers de mogelijkheid om hun beschikbaarheid aan te geven, diensten te ruilen of werktijden in te dienen. Handig voor medewerker én planner. Excel laat dat niet toe. Een online beschikbaar en stabiel rooster in een professionele omgeving biedt wel die oplossing.
8 Beschikbaarheid vooraf opgeven
De beschikbaarheid van medewerkers is een belangrijk uitgangspunt bij het roosteren. Excel geeft je daarin niet de duidelijkheid die je nodig hebt. Daardoor kom je soms door ziekte, verlof of ruilingen voor verrassingen te staan. Een planning tool heeft de functionaliteit voor beschikbaarheid wel. Wanneer medewerkers vooraf aan kunnen geven of ze wel of juist niet beschikbaar zijn in een bepaalde periode, kom je als planner sneller tot een goed rooster zonder al teveel ad hoc wijzigingen.
9 Feitelijk gewerkte uren
Een professionele planning tool kan je koppelen aan uiteenlopende systemen, bijvoorbeeld je tijdregistratie. Daarmee zie je snel de verschillen tussen geplande en daadwerkelijk gewerkte uren en registreer je meer- of minderwerk. Het bespaart je de administratieve rompslomp van urenbriefjes en de discussie over gewerkte tijden. Met Excel blijf je afhankelijk van tijdrovend handmatig invoerwerk en houd je de kans op fouten. Een planning tool scheelt je in dat opzicht tijd en geld.
10 Verloning direct beschikbaar
Heb je de gewerkte uren scherp in je planning tool? Dan kun je die gegevens aan het einde van de maand gebruiken voor je verloning. Vanuit Excel ben je daar wel even mee bezig. Een goede planning tool verwerkt dat automatisch. Snel en foutloos.
Tijd voor een goed gesprek?
Excel is een prachtig programma - laat dat duidelijk zijn- maar niet ontworpen als planning tool. Een professioneel planpakket biedt zoveel meer. Niet alleen voor een goede planning , maar ook zelf maar ook voor het hele planproces daarom heen. Zie je dat ook en ben je toe aan een professionaliseringsslag? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee.