Goed plan!

Drie onmisbare elementen die leiden tot het succes van je plan

Het kader van je plannen

Voordat ik je meeneem naar de plannen wil ik even stilstaan bij het grotere geheel, de grondslag waarop je bedrijfsvoering is geënt. Ook voor alles rondom je personeelsplanning, planprocessen en -beleid. De missie, visie en strategie van je organisatie. Ze vormen het kader en de achtergrond van al je plannen. Zonder ben je al snel het spoor bijster. Het is het bestaansrecht van je organisatie. Zorg dat ze voor je hele organisatie duidelijk zijn en breed gedragen. Zodat iedereen weet naar welke stip op de horizon elk plan – hoe klein ook – moet leiden. Verwoord ze kernachtig en draag ze uit. Zo krijg je je organisatie mee in het besef dat plannen altijd onderdeel zijn van een groter geheel.

De juiste voorbereiding is het halve werk

Het is misschien een open deur, maar zo waar dat ik het móet benoemen. Zonder voorbereiding is elk plan gedoemd te mislukken. Een goed plan maak je dan ook niet in een achternamiddag. Neem de tijd en zorg voor een goed team. De mensen die samen met jou het plan vormgeven zijn een cruciaal onderdeel van je voorbereiding. Daarnaast is het belangrijk om te bepalen wie de verantwoordelijken in de plannings- en uitvoeringfase zijn. Met voldoende eigenaarschap, medestanders en mandaat op je besluitvorming geef je je plan een krachtige start. Maar kijk er ook voor uit dat het geen Poolse landdag wordt en je eindeloze discussies voert. Zo kom je niet daar waar uiteindelijk dient te zijn! Een plan staat niet op zichzelf. Het draagt bij aan een groter doel. Juist ook in de voorbereiding is het goed om daarbij stil te staan. Ongeacht de scope van je plan is er altijd de mogelijkheid om uit te zoomen en te bekijken hoe jouw plan zich verhoudt tot de grote lijnen en doelen. Bedenk daarbij: je team is onderdeel van een afdeling en je afdeling is opnieuw onderdeel van een managementlaag. Het helpt om alles in perspectief te zien. Vaak lijkt het alsof een plan opnieuw bedacht wordt, het wiel opnieuw uitgevonden. Alsof je organisatie, je afdeling of je team ieder jaar of bij elk project opnieuw begint. Je herkent het misschien? Kijk daar eens kritisch naar. Wat is de reden? Zijn er patronen die ieder jaar terugkomen? Besluitvorming, mandaten of eigenaarschap? Ga daar dan bewust mee om. En zijn er in de planvorming factoren die een vast gegeven of onwrikbaar zijn, of je het leuk vindt of niet? Dan luidt mijn devies: deal with it. Benoem de niet-onderhandelbare factoren en geef ze een plek binnen je plan.

• Stel je team zorgvuldig samen
• Zoom uit en bekijk je plan en plek in het grote geheel
• Houd rekening met de hogere doelstellingen waar jouw (jaar)plan aan bijdraagt
• Doe bewust iets met herhalende patronen
• Benoem de niet-onderhandelbare factoren
• Maak je plan compleet voorafgaand aan de uitvoering, stel bij gedurende de uitvoering

De keuzes die je maakt bepalen je succes

Een plan zonder focus is als een spel zonder regels. Je weet niet waar het plan begint of eindigt en je kunt moeilijk afspraken maken over de onderwerpen die er wel of juist niet in thuishoren. Daarom is het goed de prioriteiten binnen en rondom je plan scherp te hebben. Voor het komend jaar, het komend kwartaal, de komende maand of de opdracht. Naast de inhoudelijke prioriteiten is het goed om de zogenaamde ‘hefboom-personen’ in je team of organisatie in het vizier te houden. Zíj zijn het die er echt voor gaan zorgen dat je plan in beweging komt, blijft en uiteindelijk tot het gewenste resultaat zal leiden. Wie zijn zij? Daarnaast draait het natuurlijk om de samenwerking in je team. Het is een belangrijke succesfactor in ieder plan. Jouw medewerkers of teams zijn het die uiteindelijk invulling zullen geven aan de uitvoering. Zonder duidelijk beeld van en afspraken over de interactie onderling kom je niet waar je naar toe wilt. Of in ieder geval niet binnen de termijn die jij voor ogen hebt.

• Bepaal de focus in je plan
• Wie zijn bepalend voor het welslagen van het plan
• Maak afspraken over de samenwerking
• Wat is de scope en daarmee de focus van je plan? Waar heb je echt antwoord op te geven en waarop niet?

En nu begint het echt...

Ben je bij de uitvoering van je plan gekomen en heb je de zaken die ik hierboven benoemde voldoende aandacht gegeven, dan voelt het hoogstwaarschijnlijk niet meer aan als het begin van je plan. Dat is precies de bedoeling van al die resultaatgerichte stappen die je in de voorbereiding hebt genomen. In de praktijk is er vaak een drempel tussen de plan- en implementatiefase. Dat kan je voorkomen door vanaf het eerste begin rekening te houden met de uitvoering van je plan. De mate waarin hangt sterk samen met de garantie op resultaat. Wanneer je in de voorbereiding niet alleen maar met een roze bril kijkt, maar ook de beren op de weg identificeert, neem je een voorsprong. Bereid je voor op tegenslagen en alternatieve scenario’s. Zo blijf je slagvaardig en kan je makkelijk en snel bijsturen als dat nodig is. Want vertrouw me, een kink in de kabel gaat er altijd komen. De praktijk is weerbarstig. Hoe ga je daar als team mee om? Hoe zorg je dat je niet stilvalt en terugkeert naar de tekentafel, maar juist handig door de storm manoeuvreert? Wees op alles - of in ieder geval veel – voorbereid. Maar beschrijf ook waaraan je tijdens de uitvoering van je plan kunt merken dat je goed op weg bent. Ervaar je ineens weerstand bijvoorbeeld? Dan is dat vaak een teken dat je cruciale veranderingen aan het doorvoeren bent. Ga dan vooral door. Je bent op de goede weg. 

• Houd in de voorbereiding al rekening met de uitvoering
• Breng eventuele tegenslagen en alternatieve routes in kaart
• Blijf in beweging, ook als het spannend wordt en wacht niet af
• Welke resultaatindicatoren kun je vooraf benoemen en waaraan merk je dat je op de goede weg bent?

Een bonustip tot slot

Wie de tips hierboven in de praktijk brengt, vergroot zijn kansen op een succesvol verloop van zijn of haar plan en een mooi eindresultaat. Zie het als een leidraad, een checklist die je kan gebruiken in grote en kleine organisaties en bij alle soorten plannen. Zelfs de weekplannen voor je medewerkers of het dagplan voor een klus. Maar realiseer je: het blijft maatwerk. Dus pik eruit en pas toe wat voor jouw plannen van meerwaarde kan zijn. En leidt dit alles uiteindelijk tot een succes? Vier het dan! We zijn er hier niet zo goed in misschien, het vieren van successen. ‘Doe maar normaal, dan doe je al gek genoeg.’ Maar het vieren van mooie resultaten is cruciaal. Het maakt de beweging en verandering voor iedereen zichtbaar. Daarom geef ik je graag deze laatste tip, de leukste, als bonus. Vier je successen, groot en klein, op weg naar die stip aan de horizon.

Plannen voor een gesprek

Ik vind het leuk en interessant om te horen hoe jullie je plannen vormgeven en uitvoeren. Heeft dit stuk je tot nadenken aangezet of heb je hulp nodig om de methode in de praktijk te brengen? Bel me gewoon eens. Zeker in deze tijden waarin het directe contact soms een beetje naar de achtergrond verschuift door maatregelen en mondkapjes, waardeer ik een face tot face gesprek enorm. Ik zou graag eens van gedachte wisselen over het onderwerp. Ook bij de Paralax academie in de workshop Projectplanning en -management besteden we hier volop aandacht aan. Samen komen we verder.

Dimitri Habich
CEO Paralax