Het nut en de noodzaak van een basisrooster
Veel bedrijven zijn er ieder jaar weer druk mee, de invulling van het rooster voor het nieuwe jaar. Bij Paralax weten we wat een werk dat is. Komt iedereen wel aan z’n uren? Zijn de weekends evenredig over de collega’s verdeeld? En is de piek rond kerst weer afgedekt? Hoeveel tijd en energie je er ook insteekt, zodra het nieuwe jaar zich aandient, zul je zien dat het basisrooster toch net weer niet voldoet. Je moet schuiven, hebt extra inzet nodig en zult aanvullende kosten moeten maken. Komt dit je bekend voor? Dan is misschien goed om eens aandacht te besteden aan een duurzaam basisrooster. Uiteindelijk bespaart het je tijd en geld.
Wat is een basisrooster?
Een basisrooster is een rooster dat je opstelt aan de hand van de behoeftes in de capaciteitsplanning en waarbij je zoveel mogelijk vaste patronen verwerkt. Hierbij kan je denken aan parttime dagen, structurele overleggen of vaste sportavonden. Het vormt de eerste opzet voor het week-, maand- of perioderooster. Ook voor roulerende of cyclische roosters kun je een basisrooster ontwikkelen. Met het verwerken van aanvragen en het invullen van de openstaande diensten maak je het rooster compleet. Een basisrooster kent veel verschijningsvormen: als ploegenrooster, als bezettingsrooster, als anoniem dienstrooster en zelfs als takenrooster. Toch is het doel in alle gevallen hetzelfde. Het vereenvoudigt je dagelijkse planwerkzaamheden. Het vergemakkelijkt en versnelt het invullen van je dienstrooster. En zorgt uiteindelijk voor meer medewerkerstevredenheid.
De voordelen van een basisrooster
- Een betere balans tussen werk en privé
- Medewerkers die weten waar ze aan toe zijn
- Op tijd een kwalitatief goed rooster
- Minder wijzigingen en adhoc inspanningen voor de planner
- Ruimte voor verlof en verzuim
- Minder extra loonkosten door inhuur
Starten met bezetting
Het maken van een basisrooster start bij het in kaart brengen van de vereiste bezetting. Niet alleen in uren en aantallen, maar ook door na te denken over de voorwaarden waaraan de inzet moet voldoen. De kwalificaties van de in te zetten medewerker zijn natuurlijk belangrijk, maar ook de kosten die je moet maken om een medewerker in te zetten, mag je niet uit het oog verliezen. In de meeste gevallen zoek je bij een basisrooster naar herhaling en andere vormen van standaardisatie. Dat wil niet zeggen dat een basisrooster in beton gegoten moet zijn. Juist door al in het basisrooster een stuk flexibiliteit in te bouwen, wordt het maken van het definitieve rooster vaak een stuk eenvoudiger.
Aan- en afwezigheid
Een basisrooster gaat niet altijd over het plannen van aanwezigheid. Je kunt juist ook goed rekening houden met afwezigheid. Uit de gerealiseerde planning van het voorgaande jaar kan je bijvoorbeeld afleiden hoe hoog het ziektepercentage was. In het basisrooster kun je dan extra zekerheden inbouwen waarmee je ziekte kunt opvangen. Dat geldt ook voor snipperdagen of extra verlofdagen. Als planner heb je regelmatig te maken met gaten die daardoor ontstaan. Een goed basisrooster biedt ruimte aan planners om de wensen van medewerkers in te willigen. Zo houd je het werkzaam voor planners en medewerkers en is iedereen tevreden.
Meer kwaliteit en minder geld
Iedereen wil kwaliteit. Maar kwaliteit kost meestal geld. Bij een goed basisrooster werkt het precies andersom. Het zorgt voor een kwalitatief beter rooster, betere dienstverlening en meer tevredenheid bij je planners en medewerkers. En dat alles tegen lagere kosten. Hoe dat kan? Doordat je minder kwijt bent aan overuren of onverwachte inhuur van externe ondersteuning bespaar je op extra loonkosten. De invoering van een basisrooster kunnen dan een aanzienlijke besparing opleveren.
Resultaten
- Een raamwerk voor het dienstrooster
- Snellere totstandkoming van de planning
- Hogere productiviteit van medewerkers door hogere tevredenheid en lager verzuim
Tijd voor een goed gesprek?
Zie je de voordelen van een basisrooster voor jouw organisatie en wil je eens overleggen hoe je dat het beste aan kan pakken? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee.