Een effectieve flexpool
Wanneer je te maken hebt met fluctuaties in het werkaanbod, extra inzet nodig hebt, onvoorziene uitval van medewerkers of zwangerschap en verlof wilt opvangen, is een goede flexpool dé uitkomst. Een flexpool geeft je extra capaciteit op de plek en het moment dat je deze nodig hebt. Een effectieve flexpool staat of valt met de manier waarop je deze hebt ingericht en hoe je deze inzet. Als je je flexibele krachten alleen gebruikt om ad hoc de gaten in je planning te dichten, dan sla je de plank mis. Laat je niet leiden door de waan van de dag en denk goed na over de formatie van je flexpool. Want als je de inzet van je flexpool onderdeel maakt van je capaciteitsplanning op tactisch en operationeel niveau en wanneer je op voorhand goed nadenkt over de opbouw kun je er veel meer uithalen.
Wat is een flexpool?
Een flexpool is een flexibele schil van medewerkers, die als een buffer naast het vaste personeelsbestand werkt. Een flexpool zorgt voor optimale afstemming van het werkaanbod en de beschikbare capaciteit in de vorm oproepbare medewerkers. Een goede flexibele pool speelt in op de eisen van de arbeidsmarkt, de wensen van klanten en van medewerkers en op de doelen van de organisatie. Daarnaast is de flexpool een instrument waarmee je gaten in de personeelsbezetting kunt dichten als dat nodig is. Om je flexpool optimaal in te zetten, moet je op een aantal zaken letten.
De juiste samenstelling van je flexpool
De juiste kwaliteit in je flexpool
De middellange termijn capaciteitsplanning
Wet- en regelgeving omtrent flexibel werken
Juiste tools voor planners en flexmedewerkers
Vooruit kijken
Veel organisaties werken met een flexschil en een flexpool. De flexschil bestaat in de regel uit eigen medewerkers met bijvoorbeeld een flexibel deel aan inzetbare uren binnen het contract of uit medewerkers met een min-maxcontract. In de flexpool zitten medewerkers met een nulurencontract of uitzendkrachten van een externe partij. Met deze groep mensen kun je uitstekend je vaste arbeidspotentieel uitbreiden en je pieken in het werkaanbod opvangen. Zo hoef je geen onnodige kosten te maken, heb je de continuïteit gewaarborgd en altijd ingewerkte en ervaren mensen voorhanden. Om je flexpool écht doelmatig in te zetten is het wel nodig om vooruit te kijken. Wat zijn de prognoses voor het volgend jaar? Hebben de seizoenen hun invloed? Heb ik extra mensen met specifieke kwalificaties nodig? Pas als je weet hoe je werkaanbod eruit ziet, kun je inzichtelijk maken wat je nodig hebt. Aan kwantiteit en kwaliteit. Belangrijk is wel om je flexpool te onderhouden en op basis van prognoses te blijven bijsturen.
De juiste kwaliteit in je flexpool
Net als bij vaste medewerkerks dient je flexpool de juiste kwalificaties te bevatten, passend bij het werk waarvoor je de flexibele medewerkers in wilt zetten. Een goed ingerichte flexschil en -pool is kwantitatief én kwalitatief afgestemd op de behoefte van je organisatie. Welke functies en kwalificaties moeten aanwezig zijn? In welke aantallen en op welk moment? Juist je flexibele krachten moeten soms met een minimum aan informatie of inwerktijd kunnen inspringen. Besteed daarom zorg aan de samenstelling van de pool en leid je flexwerkers op als dat nodig is. Doe dit in samenspraak met je uitzendbureaus als zij verantwoorlijk zijn voor de invulling. Afspraken met je flexibele medewerkers over de werkwijze leg je vast in je roosterbeleid. Een goed ingerichte flexpool zorgt voor hoge kwaliteit en voor commitment. Uiteindelijk heb je toch het meeste baat bij goede en tevreden flexwerkers die graag terugkomen of door willen stromen naar het vaste team.
Hoe Paralax helpt
Wij denken daarin graag met je mee. We hebben veel ervaring met de inrichting van flexpools, kennen de ins en outs van CAO’s en wetgeving en hebben een uitgebreid pakket aan plansoftware en andere applicaties in huis die de inzet van flexibele medewerkers ondersteunen. Met de module Flexplanning kun je bijvoorbeeld makkelijk communiceren over de inzet van flexmedewerkers. Binnen de eigen organisatie met de flexpoolplanner of met externe partijen over de inhuur van uitzendkrachten. En via het web of onze app kun je flexmedewerkers bij de planning betrekken.