Beschikbaarheid opgeven
Altijd duidelijk wie wanneer wél of juist niet kan komen werken
Heb je op tijd je roosters rond, maar zijn er telkens nog wijzigingen? Zoek je naar een betere afstemming van de agenda van je medewerkers en de diensten die gedraaid moeten worden? Met Beschikbaarheid opgeven betrek je je medewerkers vooraf bij de totstandkoming van het rooster. Zíj geven aan wanneer ze wél of juist níet kunnen werken en jij bepaalt vervolgens hoe het rooster er precies uit ziet. Zo geef je je medewerkers de ruimte, maar behoud je zelf de regie. En dat is precies wat Participerend plannen inhoudt.
De sterke punten van Beschikbaarheid opgeven
- Betere balans tussen werk en privé omdat medewerkers invloed hebben op hun rooster
- Planners kunnen én rekening houden met de wensen van hun medewerkers én een optimaal rooster maken
- (Scenario)analyse en capaciteitsplanning mogelijk door gebruik van historische gegevens
Hoe het werkt
Als je vooraf goed nadenkt - en daar helpen wij natuurlijk bij - over hoe je Beschikbaarheid opgeven in wilt zetten en wat je eruit wilt halen, is het gebruik vervolgens een peulenschil. Als planner geef je de medewerkers de gelegenheid hun beschikbaarheid op te geven. Dat kan per periode met een vastgestelde sluitingsdatum of continu. Medewerkers kunnen dan de dagen en tijdsblokken selecteren die zij wel of niet kunnen werken. Dat doen ze in de Webclient, het webportaal voor medewerkers waarin ze ook alle andere zaken met betrekking tot het rooster kunnen regelen. Hun beschikbaarheid is direct zichtbaar in het eigen rooster en kan als dat nodig is nog gewijzigd worden. Ook de planner ziet de beschikbaarheid in de planning terug en kan op basis daarvan zijn of haar planning maken.
Afgestemd op jouw planproces
Beschikbaarheid opgeven kun je helemaal afstemmen op het planproces en de wensen van jouw organisatie. Ook voor verschillende groepen medewerkers, want de basisbeschikbaarheid van vaste medewerkers verschilt meestal van die van flexibele krachten. Vaste medewerkers zijn doorgaans standaard beschikbaar en geven aan wanneer zij niet beschikbaar zijn. Flexmedewerkers zijn vaak standaard niet-beschikbaar en geven juist aan wanneer zij wél kunnen werken. Zo zijn er meer knoppen om aan te draaien. De tijdsblokken bijvoorbeeld, waarmee medewerkers aangeven welke dagdelen ze beschikbaar zijn. Deze blokken kan je afstemmen op je diensten. Dat is handig voor de planner. Je kan ze vaste tijden meegeven of kiezen voor variabele start- en eindtijden zodat de medewerkers deze zelf kunnen ingeven.
Nu we rekening kunnen houden met de wensen van onze medewerkers heb ik veel minder ruilingen.
Continu of periodiek opgeven
Een andere parameter die je in kunt stellen betreft het periodiek of continu opgeven. Wanneer je werkt met jaar-, maand- of perioderoosters ligt het voor de hand om de beschikbaarheid periodiek door je medewerkers op te laten geven. Bijvoorbeeld per maand en dan minimaal zes weken van tevoren. Om je ervan te verzekeren dat je medewerkers voldoende dagen opgeven, kun je spelregels opstellen, zoals de regel dat ze minimaal 125% van hun contracturen moeten opgeven. De planner maakt het rooster op basis van deze input. Heeft je organisatie te maken met een wisselende vraag aan werk en medewerkers, dan past continu opgeven beter. Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid altijd opgeven en wijzigen tot een vastgesteld aantal dagen voor de start van het werk. De planner kan direct roosteren op basis van deze beschikbaarheid. Als het werk eenmaal is ingeroosterd, kan de medewerker de beschikbaarheid hiervoor niet meer veranderen.
Analyse, inzicht en sturing
Welke uitgangspunten of methoden je ook hanteert, Beschikbaarheid opgeven kun je altijd direct gebruiken voor het opstellen van het rooster en inzetten bij de capaciteitsplanning op operationeel niveau. Maar ook op de lange termijn kan je er je voordeel meedoen. Zo kan je historische gegevens van beschikbaarheid gebruiken voor je forecasting en de capaciteitsplanning op tactisch niveau.
Meedenken over beleid en afspraken
Beschikbaarheid opgeven is een veelzijdige functionaliteit, die door de vele instelmogelijkheden in elke plansituatie en organisatie toe te passen is. Je moet er op voor hand wél goed over nadenken. Over hoe je het wilt gebruiken en welke managementinformatie je eruit wilt halen. Daar denken onze ervaren consultants graag over mee. Goed roosterbeleid en duidelijke afspraken met planners en medewerkers zullen leiden tot een vruchtbaar resultaat. Want wanneer je Beschikbaarheid opgeven inzet, snijdt het mes aan twee kanten. Het leidt tot een hogere medewerkerstevredenheid als je rekening kunt houden met de wensen van je medewerkers. En op basis van deze input, het werkaanbod en de KPI’s van de organisatie kunnen je planners het beste rooster samenstellen.
Participerend plannen
Betrokken medewerkers zijn de beste medewerkers. Ze zijn productiever, minder vaak ziek, goede ambassadeurs en je behoudt ze langer voor je organisatie. Met Participeren plannen betrek je medewerkers bij de totstandkoming van hun rooster. Ze hebben invloed zonder dat de planner de regie verliest. Participeren plannen leidt tot een betere balans tussen werk en privé en tot een bestendig rooster zonder al te veel wijzigingen. En bovenal tot gemotiveerde medewerkers.
De onderdelen van Rostar CAS Participerend plannen vullen elkaar aan en kun je in combinatie afstemmen op jouw organisatie.
- Beschikbaarheid opgeven
- Beschikbaarheid wijzigen
- Prikbord voor ruilen en aanbieden
- Shiftpicking
- Vakantieperiodeplanning
- Verlofaanvragen
- Werkverzoeken van de planner